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Optimiser l'utilisation de l'imprimante

Enjeux:

  • Fonctionner avec moins d'imprimantes et donc diminuer les frais de maintenance

  • Rallonger la durée de vie du matériel et gagner du temps grâce à une meilleure organisation

  • Diminuer la consommation d'encre et de feuilles de papier

RÉDUIRE LE PARC D’IMPRIMANTES

Pour le confort des utilisateurs, il n’est pas rare de multiplier les imprimantes dans les bureaux pour éviter de devoir se déplacer « trop loin ». Cela permet aussi d’éviter le mélange et la surcharge des impressions. Cependant, cela va à l’encontre des bonnes pratiques en green IT. Il est conseillé de rationaliser le parc d’imprimantes en optant pour des imprimantes multifonctions partagées sur le réseau et équipées d’un système d’identification. Ainsi, on diminue le nombre d’imprimantes, ce qui entraine une diminution de la consommation énergétique totale et de la maintenance.

RÉDUIRE LE NOMBRE D’IMPRESSIONS

  • La question essentielle à se poser est de savoir si l’impression est vraiment nécessaire et en quelle quantité (est-ce que tous les destinataires du document ont besoin d’une version papier) ? Dans la grande majorité des cas, la lecture prolongée de documents sur PC consomme moins de ressources que son impression. Cependant, il est propre à chaque utilisateur d’estimer si la qualité et le confort de travail ne nécessitent pas une impression (la concentration et l’efficacité de la lecture sur papier est variable d’une personne à l’autre).
  • Lorsque le nombre d’impressions nécessaire est non-chiffrable (pour une réunion dont le nombre de participants est inconnu), il était d’usage d’imprimer beaucoup plus d’exemplaires que prévu (ceux-ci n’étant pas réutilisables pour une autre occasion). Aujourd’hui, les quantités sont revues à la baisse et de plus en plus d’entreprises proposent des versions en ligne ou d’envoyer les documents par mail. Cela donne une image respectueuse de l’environnement, ce qui est généralement compris par les participants.

Une autre problématique consiste à évaluer la nécessité d’imprimer ou archiver des documents sous format papier. Le passage à l’envoi numérique des factures permet d’importants gains en papiers et en transport. Les archives numériques sont également plus fiables que par le passé et sont susceptibles de pouvoir être dupliquées et stockées sur des serveurs externes (cloud computing). Cela a pour avantage de pouvoir disposer de ses documents en cas de vol ou d’incendie et il est généralement plus facile de retrouver un document numérique qu’un document papier (même si cela dépend de la méthode d’archivage utilisée dans les 2 cas)

LIMITER L’IMPACT ENVIRONNEMENTAL D’UNE IMPRESSION

  • Imprimer plusieurs pages du document sur la même feuille lorsque celles-ci sont tout à fait lisibles en format réduit. C’est souvent le cas pour des slides par exemple.
  • Configurer les impressions de manière à limiter les impacts environnementaux (recto-verso ainsi qu’en noir et blanc)
  • Imprimer sur du papier responsable, 100% recyclé ou FSC.
  • Mettre en place un circuit de recyclage du papier et des toners.
  • Configurer et enclencher les modes économie d’énergie sur l’imprimante (passage rapide en standby en fonction de l’usage,…)

Remarque: grâce aux nouvelles technologies, les imprimantes à jet d’encre avec une seule tête fixe sur toute la largeur de la page sont devenues très performantes. Le coût de consommables est bien moins cher qu’avec du toner pour imprimante laser, une consommation électrique 4x moindre lors de l’impression et presque 2x moindre en standby. On y gagnera également en maintenance car le chemin du papier est beaucoup plus simple (moins de bourrage, moins de pièces d’usure,...). La qualité de ces encres est telle qu’il n’y pas d’altération si le papier est mouillé et la tenue dans le temps est garantie au moins 20 ans.