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Gérer ses dossiers et sa bote de réception

LIMITER LE VOLUME DE LA BOÎTE E-MAIL

Enjeux:

  • Minimiser le nombre de fois où la boite e-mail est saturée (par des e-mails volumineux et parfois non-désirés).
  • Diminuer le nombre et le volume des e-mails envoyés et reçus tout en conservant toute l'information nécessaire pour les utilisateurs.
  • Limiter la consommation d'énergie correspondante. L’envoi d’un e-mail est un transfert d’information qui a des répercussions importantes sur les serveurs et les réseaux.

Voici une série de conseils pour limiter ce transfert de données et donc éviter la saturation des boites de réception :

  • Cibler les destinataires en fonction de l’information et limiter le nombre d’envois en groupant les informations par exemple.
  • Eviter les pièces jointes volumineuses. Le cas échéant, compresser le document au maximum (pdf, zip,..) ou envoyer le lien du fichier préalablement déposé sur le réseau ou disponible sur internet. En effet, la pièce jointe d’un e-mail se retrouvera sur la boite mail de l’expéditeur mais également chez tous les destinataires.
  • Limiter au maximum le volume de votre signature. En particulier la taille des images ou les supprimer si elles sont peu utiles. En cas d’hésitation, la configuration d’une deuxième signature destinée à un public pouvant apprécier les images contenues dans la signature est une des solutions.
  • Se désinscrire des newsletters non-désirées. Dès l’inscription sur un site internet ou un réseau social, il vaut mieux prendre quelques instants pour mesurer l’intérêt d’autoriser les notifications par mail.
  • Installer un anti-spam sur l’ordinateur ou sur le serveur de mails et faire régulièrement le tri des mails inutiles.